Vor dem Ablegen auf Vollständigkeit prüfen
Kontrollieren Sie, ob alle benötigten Seiten vorhanden und in der richtigen Reihenfolge sind. Achten Sie auf abgeschnittene Ränder, umgedrehte Seiten und kaum lesbare Bereiche. Bei beidseitigen Unterlagen kann eine vermeintlich leere Rückseite relevante Angaben enthalten. Der Blick auf ein einzelnes Vorschaubild reicht deshalb nicht immer aus.
Prüfen Sie auch, ob versehentlich Unterlagen verschiedener Vorgänge zusammengefasst wurden. Trennen Sie diese nach dem vereinbarten Verfahren. Ein gemeinsamer Scan ist bequem beim Erfassen, kann aber später zu falscher Zuordnung oder unpassenden Zugriffsrechten führen.
Einen wiedererkennbaren Namen vergeben
Nutzen Sie das vorhandene Benennungsschema Ihrer Ablage. Projektkennung, Dokumentart und ein verständliches Datum sind häufig hilfreicher als der Name des Scanners. Klären Sie dabei, ob das Datum den Inhalt, Eingang oder Scanzeitpunkt bezeichnet. Diese Bedeutungen sollten nicht zufällig wechseln.
Vermeiden Sie unnötige sensible Angaben im Dateinamen. Namen können auch außerhalb des eigentlichen Dokuments sichtbar werden, etwa in Suchergebnissen oder Verweisen. Der Name soll die Zuordnung ermöglichen, nicht den gesamten Inhalt zusammenfassen.
Den richtigen Vorgang ergänzen
Legen Sie die Datei im vorgesehenen Arbeitsbereich ab und öffnen Sie sie dort noch einmal. Eine erfolgreiche Erfassung bedeutet nicht automatisch, dass die richtige Datei am richtigen Ort angekommen ist. Bei mehreren ähnlichen Unterlagen hilft ein kurzer Vergleich mit der ursprünglichen Zuordnung.
Wenn Texterkennung verwendet wird, prüfen Sie wichtige Suchbegriffe und Zahlen bei Bedarf am sichtbaren Original. Erfasster Text kann Fehler enthalten; er ist kein Ersatz für die inhaltliche Kontrolle. Dokumentieren Sie schlecht lesbare Stellen, statt fehlende Angaben zu erraten.
Behandeln Sie anschließend das Papier nach den geltenden internen Regeln. Ein vorhandener Scan beantwortet nicht automatisch die Frage, ob das Original vernichtet werden darf. Klären Sie diese Entscheidung gesondert mit der zuständigen Stelle und halten Sie unklare Fälle zusammen mit ihrem Vorgang auffindbar.
