Adressen aus mehreren vorhandenen Quellen sammeln
Nehmen Sie die Hauptnavigation, das Inhaltsverzeichnis Ihres Redaktionssystems und gegebenenfalls eine vorhandene Sitemap als Ausgangspunkte. Diese Quellen können unterschiedliche Ausschnitte zeigen. Eine ältere Seite kann noch erreichbar sein, obwohl kein sichtbarer Menüpunkt mehr darauf verweist. Eine automatisch erzeugte Liste kann wiederum technische Adressen enthalten, die keine eigenständigen Inhaltsseiten darstellen.
Tragen Sie pro Seite zunächst Adresse, Titel und einen kurzen Zweck ein. „Information“ ist als Zweck zu allgemein. „Beschreibt die Vorbereitung für einen Vor-Ort-Termin“ hilft später bei der Entscheidung, ob eine Seite ersetzt oder mit einer anderen zusammengeführt werden kann. Halten Sie mehrere Sprachversionen als miteinander verbundene Einträge fest, wenn die Website sie anbietet.
Verantwortung und Abhängigkeiten ergänzen
Ordnen Sie jeder inhaltlich wichtigen Seite eine zuständige Person oder Rolle zu. Diese muss nicht selbst im Redaktionssystem arbeiten; sie sollte die fachlichen Angaben beurteilen können. Eine Telefonnummer kann technisch korrekt dargestellt sein und trotzdem zur falschen Stelle führen. Deshalb reicht die Aussage „Seite lädt“ für eine Inhaltsinventur nicht.
Notieren Sie verknüpfte Downloads, Formulare und externe Dienste. Bei einer Leistungsseite kann beispielsweise eine alte PDF-Liste angehängt sein, die bei der Textüberarbeitung leicht übersehen wird. Schreiben Sie auch auf, woher Besucher auf diese Seite gelangen: Menü, andere Seiten, gedruckte Unterlagen oder bekannte externe Verweise. Sie müssen nicht jeden unbekannten Link im Internet finden, sollten aber die eigenen veröffentlichten Wege berücksichtigen.
Ergänzen Sie einen Prüfstatus wie offen, fachlich geprüft oder Änderung vorgesehen. Verwenden Sie wenige eindeutige Werte. Wenn jede Person eigene Statusbegriffe erfindet, wird die Tabelle schnell schwer auswertbar. Ein Datum gehört zur tatsächlich erfolgten Prüfung und sollte nicht automatisch auf alle Zeilen übertragen werden.
Eine Seite mit mehreren Aufgaben aufteilen
Eine Bestandsaufnahme kann zeigen, dass auf einer einzigen Seite Öffnungszeiten, Leistungen, ein früherer Veranstaltungstermin und eine lange Anleitung stehen. Markieren Sie zunächst die enthaltenen Aufgaben getrennt, ohne sofort neue Seiten anzulegen. Prüfen Sie, welche Informationen zusammen benötigt werden und welche nur zufällig im selben Dokument gelandet sind. Für die spätere Entscheidung zählt der Zusammenhang aus Sicht der Besucher, nicht die bisherige Länge der Seite.
Notieren Sie auch Abhängigkeiten, die beim Umordnen leicht übersehen werden. Ein Download wird möglicherweise von mehreren Texten referenziert, während ein Formular nur auf einer Unterseite eingebettet ist. Die Übersicht sollte solche Beziehungen sichtbar machen. Wenn ein Inhalt verschoben wird, können dann seine Einstiege mitgeändert werden, statt erst nach einer Fehlermeldung wiedergefunden werden zu müssen.
Priorisieren Sie schließlich nach tatsächlichen Problemen. Eine Seite mit einer falschen Kontaktadresse braucht eine schnellere Korrektur als ein Beitrag, dessen Formulierung lediglich etwas lang ist. Trennen Sie sofort behebbare Sachfehler von größeren Strukturentscheidungen. So blockiert die Diskussion über eine neue Navigation nicht die kleine Korrektur, die heute bereits einen fehlgeleiteten Kontakt verhindern würde.
Aus einer Liste Entscheidungen ableiten
Vergleichen Sie Seiten mit ähnlichem Zweck. Zwei Seiten sind nicht allein deshalb doppelt, weil beide dieselbe Leistung erwähnen. Eine kann einen Überblick geben, die andere konkrete Vorbereitung erklären. Entscheidend ist, ob sie unterschiedliche Besucherfragen beantworten oder widersprüchliche Fassungen derselben Information enthalten.
Markieren Sie eine geplante Handlung und begründen Sie sie kurz: aktualisieren, unverändert lassen, zusammenführen oder zur Entscheidung vorlegen. Eine Entfernung sollte nicht erfolgen, nur weil eine Seite selten intern genannt wird. Prüfen Sie ihre Aufgabe und bekannte Verweise, bevor Sie einen neuen Zielort oder eine Fehlerseite einplanen.
Den Umfang bewusst begrenzen
Bei einer kleinen Website können alle Inhaltsseiten einzeln geprüft werden. Bei einem größeren Bestand beginnen Sie mit wichtigen Einstiegsseiten und häufig verwendeten Abläufen, dokumentieren aber die noch nicht bearbeiteten Bereiche. Ein Stichprobenumfang darf später nicht als vollständige Inventur bezeichnet werden.
Bewahren Sie die Tabelle beim Projekt auf und aktualisieren Sie sie mit den tatsächlich umgesetzten Änderungen. Eine Inventur, die nur vor dem Umbau stimmt, verliert ihren Nutzen für die nächste Übergabe. Die letzte Spalte kann deshalb das bestätigte Ergebnis enthalten: neue Adresse, unveränderte Seite oder noch offene fachliche Entscheidung. So bleibt sichtbar, was geprüft wurde und was lediglich geplant ist.
