Mit dem ersten Ergebnis beginnen
Beschreiben Sie, was die Person am Ende erledigt haben soll. Beispielsweise wird eine Anfrage angelegt, einer Person zugewiesen und mit einem nächsten Schritt versehen. Nennen Sie die Voraussetzungen: passendes Konto, erforderlicher Bereich und geeignete Beispieldaten. Fehlt eine Berechtigung, helfen weitere Klickanweisungen nicht.
Verwenden Sie die Begriffe, die im Team tatsächlich gelten, und erklären Sie ihre Entsprechung im Werkzeug. Wenn intern von Vorgängen gesprochen wird, die Anwendung aber Karten verwendet, gehört diese Zuordnung an den Anfang.
Nur den nötigen Weg zeigen
Teilen Sie die Aufgabe in wenige nachvollziehbare Schritte. Jeder Schritt sollte eine Handlung und ein erkennbares Ergebnis enthalten. „Speichern“ ist erst vollständig erklärt, wenn die Person weiß, woran der gespeicherte Stand erkennbar ist.
Vermeiden Sie ausführliche Abzweigungen für seltene Sonderfälle mitten im Einstiegsweg. Verlinken Sie passende Herstellerhilfe oder ergänzen Sie einen kurzen Hinweis an der Stelle, an der der Sonderfall tatsächlich entsteht. Screenshots sollten zur verwendeten Version passen und keine echten vertraulichen Daten zeigen.
Mit einer neuen Person testen
Lassen Sie jemanden die Anleitung ohne begleitende Erklärung ausprobieren. Beobachten Sie, wo eine Frage entsteht oder ein Schritt anders verstanden wird. Ergänzen Sie nicht sofort mündlich, sonst bleibt die Lücke in der schriftlichen Anleitung unsichtbar.
Prüfen Sie die erste fertige Aufgabe gemeinsam. Sind Zustand, verantwortliche Person und Daten vollständig? Eine Person kann alle Schritte ausgeführt haben und trotzdem ein fachlich unbrauchbares Ergebnis erzeugen, wenn die Anleitung nur Schaltflächen beschreibt.
Pflege und Hilfe auffindbar machen
Nennen Sie eine zuständige Person oder einen vereinbarten internen Hilfekanal. Trennen Sie Fragen zum eigenen Ablauf von Produktfehlern, für die der Anbieter zuständig ist. Ein Datum der letzten Prüfung erleichtert es, veraltete Abbildungen zu erkennen.
Überarbeiten Sie die Einführung bei Änderungen am Arbeitsprozess oder an wesentlichen Bedienelementen. Entfernen Sie alte gleichnamige Kopien aus den üblichen Einstiegswegen. Eine kurze aktuelle Anleitung wird eher benutzt als mehrere widersprüchliche Dokumente, von denen keines erkennbar maßgeblich ist.
