Quellfelder mit ihrer Bedeutung beschreiben
Notieren Sie den ursprünglichen Feldnamen, ein geeignetes Beispiel und die fachliche Bedeutung. Eine Spalte „Status“ könnte einen Bearbeitungszustand, eine Zahlungsinformation oder eine aktive Kundenbeziehung ausdrücken. Der Name allein genügt nicht für die Wahl des Zielfelds.
Erfassen Sie auch leere Werte und erlaubte Varianten. Bedeutet ein leeres Datum „unbekannt“, „noch nicht geplant“ oder „nicht zutreffend“? Wenn diese Unterschiede wichtig sind, dürfen sie beim Wechsel nicht unbemerkt in einen einzigen Standardwert zusammenfallen.
Zielfelder und Umwandlungen festlegen
Ordnen Sie jedem benötigten Quellfeld ein Zielfeld zu oder markieren Sie bewusst, dass es nicht übernommen wird. Halten Sie den Grund fest. Ein nicht unterstütztes Feld benötigt möglicherweise eine andere Darstellung, darf aber nicht einfach ohne Rückmeldung verschwinden.
Beschreiben Sie Umwandlungen als klare Regeln. Werden Vor- und Nachname getrennt, reicht ein automatisches Trennen am ersten Leerzeichen nicht für alle Namen. Prüfen Sie die tatsächlichen Fälle und wählen Sie gegebenenfalls eine manuelle Klärung, statt eine scheinbar einfache Regel auf alles anzuwenden.
Bei Zahlen und Datumswerten sind Formate und Einheiten relevant. Eine Kennung mit führenden Nullen ist möglicherweise Text, keine Zahl. Eine Spalte in Stunden darf nicht ohne Umrechnung als Minuten übernommen werden. Markieren Sie solche Felder besonders für den Test.
Beziehungen zwischen Einträgen erhalten
Wenn Aufgaben zu Projekten gehören, benötigt das Ziel eine nachvollziehbare Verbindung. Bewahren Sie die ursprünglichen Kennungen in einer Zuordnung auf, solange sie für den Vergleich gebraucht werden. Zwei gleich benannte Projekte lassen sich nicht zuverlässig allein über den Titel unterscheiden.
Überlegen Sie, in welcher Reihenfolge Datentypen importiert werden müssen. Ein abhängiger Eintrag kann eine bereits vorhandene Referenz benötigen. Die genaue Reihenfolge ergibt sich aus dem Zielsystem und sollte in einem kleinen Test bestätigt werden.
Ein Statusfeld braucht eine Übersetzungsregel
Angenommen, die alte Datei kennt „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“, während das neue Werkzeug zwischen „neu“, „zugewiesen“, „wartet“ und „geschlossen“ unterscheidet. Eine reine Umbenennung reicht für „in Arbeit“ nicht aus: Manche Vorgänge warten auf den Kunden, andere liegen beim Team. Schreiben Sie deshalb auf, welches zusätzliche Merkmal die Zuordnung entscheidet. Fehlt dieses Merkmal, sammeln Sie diese Zeilen zur manuellen Prüfung, statt einen Status zu erraten.
Prüfen Sie auch, was mit einem leeren Feld geschieht. Es kann im alten System „noch nicht entschieden“ bedeuten, im neuen aber automatisch einen aktiven Vorgang erzeugen. Dokumentieren Sie diesen Unterschied in der Zuordnungstabelle. Eine ausdrücklich gesetzte Ersatzkategorie ist leichter zu prüfen als ein unbemerkter Standardwert.
Behalten Sie die ursprüngliche Kennung während des Testimports in einer eigenen Spalte. Bei einer beanstandeten Zeile können Sie damit den Ursprungsdatensatz wiederfinden und die Regel korrigieren. Erst nach erfolgreicher Prüfung entscheiden Sie, ob die zusätzliche Kennung im laufenden Betrieb noch gebraucht wird.
Den Testbestand bewusst schwierig wählen
Nehmen Sie einen normalen Datensatz, einen mit fehlenden Angaben und einen mit mehreren Verknüpfungen. Ergänzen Sie Sonderzeichen und ungewöhnlich lange Inhalte. Prüfen Sie die Vorschau des Imports, soweit vorhanden. Bei Textdateien können unter anderem Trennzeichen und Interpretation der Spalten eine Rolle spielen.
Vergleichen Sie nach dem Import die Bedeutung, nicht nur die sichtbare Form. Ein richtig aussehendes Datum kann dem falschen Ereignis zugeordnet sein. Lassen Sie eine fachlich zuständige Person einige vollständige Vorgänge nachvollziehen.
Speichern Sie die freigegebene Zuordnung mit Versionsdatum. Wenn sich eine Regel ändert, wiederholen Sie den betroffenen Test. So bleibt später erklärbar, welche Entscheidung den endgültigen Datenstand erzeugt hat.
