Den Testbestand nach Eigenschaften auswählen
Erstellen Sie mehrere Einträge mit unterschiedlichen Merkmalen: einen einfachen Datensatz, einen mit Anhang und einen mit Verknüpfung zu einem anderen Eintrag. Ergänzen Sie einen längeren Text, Umlaute und gegebenenfalls ein Datum. Verwenden Sie geeignete Beispieldaten statt vertraulicher Kundendaten.
Notieren Sie vorher, was Sie im Export erwarten. Bei einem Projektwerkzeug können Aufgaben, Kommentare, Zuständigkeiten und Anhänge wichtig sein. Wenn Sie nur die Aufgabenüberschriften prüfen, fällt möglicherweise erst später auf, dass die Entscheidungsgeschichte fehlt.
Exportumfang und Dateiformat getrennt beurteilen
Sehen Sie nach, ob einzelne Bereiche oder nur der gesamte Account exportiert werden können. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich. Google Takeout bietet beispielsweise eine Auswahl von Produkten für ein Archiv; das ist kein Beleg dafür, dass jedes andere Werkzeug dieselbe Auswahl oder dieselben Formate unterstützt.
Ein lesbares Format ist nicht automatisch ein vollständiges Austauschformat. Eine PDF kann den sichtbaren Inhalt gut bewahren, aber Beziehungen zwischen Datensätzen nicht für eine neue Anwendung abbilden. Eine Tabelle kann strukturierte Werte enthalten, ohne Kommentare oder Dateianhänge mitzunehmen.
Prüfen Sie deshalb getrennt: Kann eine Person den Inhalt später lesen? Kann das gewünschte Zielwerkzeug ihn sinnvoll importieren? Für Archivierung und Weiterbearbeitung können unterschiedliche Ausgaben nötig sein.
Außerhalb des ursprünglichen Kontos öffnen
Speichern Sie den Export an einem geeigneten Ort und öffnen Sie ihn mit einem unabhängigen Programm. Prüfen Sie, ob Dateien vollständig heruntergeladen wurden und ob ein Archiv mehrere Teile enthält. Ein erfolgreicher Downloadhinweis beweist noch nicht, dass alle erwarteten Bestandteile lokal vorhanden sind.
Vergleichen Sie einige Datensätze Feld für Feld mit Ihrer Ausgangsnotiz. Stimmen Sonderzeichen, Absätze, Datumsangaben und Verknüpfungen? Sind Anhänge enthalten oder lediglich Links, die weiterhin das alte Konto benötigen? Öffnen Sie mindestens einen solchen Verweis, statt nur seine Existenz zu zählen.
Halten Sie fehlende oder umgewandelte Inhalte fest. Wenn eine Zuständigkeit nur als interne Nummer erscheint, brauchen Sie möglicherweise eine zusätzliche Zuordnungsliste. Ein Rohformat kann brauchbar sein, benötigt dann aber mehr Vorbereitung als eine unmittelbar verständliche Ausgabe.
Einen kleinen Import versuchen
Wenn ein Zielwerkzeug bereits feststeht, importieren Sie den Testbestand in einen dafür vorgesehenen leeren Bereich. Prüfen Sie zunächst dessen Importmöglichkeiten und arbeiten Sie nicht ungeprüft in einem produktiven Bestand. Eine Testkopie lässt sich leichter vergleichen und bei Fehlern verwerfen.
Beachten Sie die Bedeutung der Felder. Ein Erstellungsdatum ist nicht dasselbe wie eine Fälligkeit, selbst wenn beide als Datum dargestellt werden. Stimmen Sie die Zuordnung vor dem Import ab und dokumentieren Sie bewusste Verluste oder Umwandlungen.
Vergleichen Sie anschließend nicht nur die Anzahl der Einträge. Öffnen Sie vollständige Vorgänge und führen Sie eine typische Aufgabe aus. Lassen sich Kommentare auffinden, zugehörige Dateien öffnen und ein bestehender Eintrag weiterbearbeiten? Das zeigt die tatsächliche Nutzbarkeit.
Ein Anhang als Prüfbeispiel
Nehmen Sie eine Aufgabe mit einer angehängten PDF und einem Kommentar, der sich auf deren zweite Seite bezieht. Nach dem Export sollten Sie prüfen können, welche Datei zum Kommentar gehört. Wenn nur der Kommentartext und ein nicht mehr erreichbarer Link vorhanden sind, fehlt für diesen Lesefall ein wichtiger Zusammenhang.
Möglicherweise lässt sich die Datei separat sichern und über eine Referenz verbinden. Dokumentieren Sie diesen Zusatzschritt und prüfen Sie seinen Aufwand für den gesamten Bestand. Eine einmal manuell gelöste Testaufgabe bedeutet nicht, dass dieselbe Lösung bei tausenden Anhängen ohne weitere Planung praktikabel bleibt.
Entscheiden Sie anschließend, ob der Export für den beabsichtigten Zweck genügt. Eine reine Lesekopie und eine fortsetzbare Projektstruktur haben unterschiedliche Anforderungen. Benennen Sie, welchen der beiden Zwecke Sie tatsächlich geprüft haben.
Das Ergebnis in die Auswahl zurücktragen
Notieren Sie, welche Daten zuverlässig exportiert werden, welcher Zusatzaufwand entsteht und welche Grenzen bleiben. Diese Erkenntnis gehört zur Softwarebewertung, auch wenn ein anderes Produkt mehr auffällige Zusatzfunktionen anbietet. Ein späterer Wechsel sollte nicht auf ungeprüften Annahmen beruhen.
Prüfen Sie außerdem, ob der Export nur mit einer bestimmten Rolle oder während eines aktiven Abos möglich ist. Verlassen Sie sich hierbei auf die konkreten aktuellen Bedingungen des Anbieters. Ein erfolgreich heruntergeladenes Archiv bedeutet auch nicht, dass die Daten beim bisherigen Dienst gelöscht wurden; Export und Löschung sind unterschiedliche Vorgänge.
