Eine Domain ist nicht gleich ein Anbieter

Erfassen Sie die Domain genau, einschließlich ihrer Endung. Notieren Sie getrennt, wo sie registriert ist, wo DNS-Einstellungen verwaltet werden, wo die Website liegt und welcher Dienst E-Mail verarbeitet. Diese Aufgaben können bei einem Anbieter gebündelt sein, müssen es aber nicht. Die letzte Hostingrechnung allein erklärt deshalb nicht zwingend die gesamte Zuständigkeit.

Beginnen Sie mit nachprüfbaren Unterlagen und vorhandenen Konten. Kennzeichnen Sie unbestätigte Angaben statt sie als Tatsache zu übernehmen. Wenn eine frühere Agentur beteiligt war, klären Sie die vorhandene Dokumentation und den vorgesehenen Übergabeweg. Ein öffentlich sichtbarer Domainname belegt nicht, dass Ihr Team das verwaltende Konto bereits nutzen kann.

Verantwortung und Zugriff auseinanderhalten

Tragen Sie eine fachlich verantwortliche Person und eine Vertretung ein. Daneben steht, wer technische Änderungen ausführen darf und über welchen dokumentierten Weg der Zugang verfügbar ist. Verweisen Sie auf die vorgesehene sichere Zugangsdatenverwaltung, statt Passwörter in die gemeinsame Tabelle zu kopieren.

Prüfen Sie den Zugriff mit den jeweils berechtigten Personen. Ein alter Kontoname in einer Liste hilft wenig, wenn die Wiederherstellung an eine nicht mehr erreichbare Adresse gebunden ist. Halten Sie offene Fragen als Aufgaben fest. Änderungen an Kontakten oder Zugriffsrechten sollten anschließend wieder in der Übersicht erscheinen.

Den Zweck jeder Domain vermerken

Schreiben Sie zu jeder Domain kurz, wofür sie verwendet wird: Hauptwebsite, E-Mail, Weiterleitung oder ein noch aktives älteres Angebot. Eine Domain ohne sichtbare Website kann trotzdem in E-Mail-Adressen oder gedruckten Unterlagen vorkommen. Entscheiden Sie daher nicht allein anhand eines Browseraufrufs, ob sie entbehrlich ist.

Ergänzen Sie Datum und Ergebnis der letzten Kontrolle. Bei wenigen Domains reicht eine überschaubare Tabelle, sofern sie gepflegt wird. Bei jeder neuen Registrierung und jedem Anbieterwechsel sollte klar sein, wer den Eintrag ergänzt. Eine Übersicht mit drei bestätigten Zuständigkeiten ist hilfreicher als eine umfangreiche Liste, deren Angaben niemand mehr einordnen kann.